Interná smernica č. 2/2019 o verejnom obstarávaní v podmienkach obce Nesluša

Článok 1 - Všeobecná časť

(1) Účelom tejto smernice je pri uplatňovaní zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“) definovať práva a povinnosti, zodpovednosť, spôsob kontroly a  postupy verejného obstarávateľa pri zadávaní zákaziek na dodanie tovaru, poskytnutie služby a uskutočnenie stavebných prác vo verejnom obstarávaní a pri uzatváraní zmlúv.

(2) Postupy a pravidlá verejného obstarávania popísané touto smernicou sú záväzné pre všetkých zamestnancov Obce Nesluša, zamestnancov rozpočtových a príspevkových organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti Obce Nesluša, zamestnancov právnických osôb založených Obcou Nesluša v prípade, ak pre tieto organizácie a spoločnosti vykonáva verejné obstarávanie Obec Nesluša podľa tejto smernice.

(3) Zodpovednosť za proces verejného obstarávania v podmienkach organizácie zabezpečuje štatutárny orgán – starosta obce (ďalej len „verejný obstarávateľ“) v súlade s platným zákonom, aktuálnymi vyhláškami a na základe Plánu verejného obstarávania na príslušný rozpočtový rok.

(4) Verejný obstarávateľ po nadobudnutí účinnosti zákona o štátnom rozpočte a na základe schváleného rozpočtu spracuje plán verejného obstarávania na príslušný rozpočtový rok.

(5) Verejný obstarávateľ zodpovedá za verejné obstarávanie, presadzuje pri obstarávaní zákaziek dodržiavanie zákona, dodržiavanie základných princípov verejného obstarávania, ako sú: rovnaké zaobchádzanie, nediskriminácia hospodárskych subjektov, princíp transparentnosti, proporcionality a princíp hospodárnosti a efektívnosti, zabezpečuje primeranosť vynaložených nákladov na obstaranie predmetu zákazky.

(6) Verejné obstarávanie za obec vykonáva verejným obstarávateľom splnomocnený zamestnanec. Zamestnancovi, ktorý bude zabezpečovať verejné obstarávanie prostredníctvom elektronického trhoviska, bude vyhotovené osobitné písomné poverenie.

(7) Pred vykonaním verejného obstarávania je zamestnanec, ktorý iniciuje proces verejného obstarávania, povinný vyplniť žiadanku na verejné obstarávanie a opatriť ju podpismi dotknutých osôb.

(8) Verejný obstarávateľ v oblasti verejného obstarávania spolupracuje s externým poskytovateľom služby, ktorý má oprávnenie poskytovať služby vo verejnom obstarávaní a má dostatočné skúsenosti vo verejnom obstarávaní (ďalej len „externá spoločnosť“). Externá spoločnosť pri poskytovaní služieb pre verejného obstarávateľa je povinná dodržiavať interné akty riadenia verejného obstarávateľa a pri svojej činnosti plniť a postupovať v súlade so zákonom a podpísanou mandátnou zmluvou.

(9) Vnútornú kontrolu dodržiavania zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov a tejto Smernice vykonáva hlavný kontrolór obce.

Článok 2 - Vymedzenie základných pojmov v súlade so zákonom

(1) Verejným obstarávaním sú pravidlá a postupy podľa zákona, ktorými sa zadávajú zákazky na dodanie tovaru, zákazky na uskutočnenie stavebných prác, zákazky na poskytnutie služieb, súťaž návrhov, zadávanie koncesií na stavebné práce, zadávanie koncesií na služby a správu vo verejnom obstarávaní.

(2) Verejný obstarávateľ – Zákon v § 7 ods. 1 vymedzuje okruh subjektov, tzv. klasický sektor – verejných obstarávateľov, na ktorých sa vzťahuje povinné uplatňovanie zákona, a to bez ohľadu na pôvod finančných prostriedkov (či už z vlastných zdrojov, alebo zo zdrojov verejného rozpočtu).

(3) Plán verejného obstarávania na rozpočtový rok je základným dokumentom verejného obstarávania. Plán verejného obstarávania je plánovací dokument na koordináciu verejného obstarávania, ktorý obsahuje súhrn tovarov, služieb a stavebných prác obstarávaných v príslušnom rozpočtovom roku alebo počas platnosti zmluvy. Určuje jednotlivé zákazky, množstvá a predpokladané hodnoty zákaziek, určuje postupy, metódy a lehoty na prípravu a realizáciu verejného obstarávania, typy zmlúv, ich platnosť a lehoty plnenia v nadväznosti na prioritu verejného obstarávania.

(4) Predpokladaná hodnota zákazky (ďalej len „PHZ“) sa určí prioritne na základe údajov a informácií o zákazkách na rovnaký alebo porovnateľný predmet zákazky. Ak nie sú k dispozícii údaje o rovnakom alebo porovnateľnom nákupe, určí sa predpokladaná hodnota na základe údajov získaných prieskumom trhu s požadovaným plnením, prípravnou trhovou konzultáciou alebo na základe údajov získaných iným vhodným spôsobom (výber informácií z katalógov, elektronických katalógov a pod.). Predpokladaná hodnota je platná v čase začatia postupu zadávania zákazky. Dokument so stanovenou PHZ je povinnou súčasťou dokumentácie z verejného obstarávania.

(5) Zákon stanovuje v súvislosti so stanovením PHZ taktiež zákaz rozdeliť zákazku, teda stanoviť jej predpokladanú hodnotu tak, aby sa vôbec neaplikoval zákon, resp. pravidlá a postupy ním stanovené alebo aby sa použili nižšie finančné limity a menej prísne postupy zadávania zákazky. Účelové rozdelenie zákazky predstavuje jedno z najzávažnejších porušení zákona, keďže pri nižšej predpokladanej hodnote zákazky je predpoklad, že sa o publikácii zákazky dozvie užší okruh hospodárskych subjektov, čo môže v konečnom dôsledku nepriaznivo pôsobiť na hospodársku súťaž. Posúdenie, či ide o nedovolené rozdelenie zákazky, je potrebné odvodzovať od konkrétnych okolností uvádzaného prípadu, pričom sa zohľadňuje najmä časová, miestna a vecná (funkčná) súvislosť jednotlivých zákaziek. Časová súvislosť znamená najmä rovnaké, prípadne časovo blízke obdobie vyhlásenia, resp. uskutočnenia zadávania zákaziek a uzavretia zmlúv, či rovnakú alebo podobnú lehotu plnenia zákazky. Miestna súvislosť znamená najmä miesto plnenia zákazky. Vecná či funkčná súvislosť spočíva predovšetkým v posúdení skutočnosti, či predmetom zákaziek je plnenie rovnakého či podobného charakteru, ktoré je charakteristické pre zadávanie jednej zákazky ako celku, v ktorej podľa konkrétnych možností trhu a so zachovaním princípov zadávania zákaziek sa môže verejný obstarávateľ rozhodnúť obstarávať podobné zákazky v jednej zákazke rozdelenej na samostatné časti, pričom umožní predkladať ponuky na jednu alebo viacero z týchto častí.

(6) Okrem správneho stanovenia PHZ je povinné aj zdokumentovanie tohto postupu v súlade s princípom transparentnosti, ktorý v tomto kontexte má garantovať, že verejný obstarávateľ vie presvedčivo a objektívne preukázať, ako určil výšku PHZ.

(7) Základnou a povinnou obsahovou náležitosťou súťažných podkladov je opis predmetu zákazky, ktorý musí byť opísaný jednoznačne, úplne a nestranne na základe technických požiadaviek. Nedostatočne, neúplne a nepresne opísaný predmet zákazky má vplyv na kvalitu predkladaných ponúk, spôsob tvorby ceny a v neposlednom rade aj na samotné plnenie na základe zmluvy uzavretej v rámci procesu verejného obstarávania.

(8) Zákazka – pojem zákazka je jeden z kľúčových pojmov verejného obstarávania. Ide o dvojstranný alebo viacstranný odplatný zmluvný vzťah na dodanie tovaru, poskytnutie služby alebo uskutočnenie stavebných prác, v ktorom objednávateľom je verejný obstarávateľ a dodávateľom je úspešný uchádzač – teda akýkoľvek hospodársky subjekt, ktorý predložil najlepšiu ponuku a súčasne spĺňa všetky vopred stanovené požiadavky objednávateľa (podmienky účasti, ako aj požiadavky na predmet zákazky).

1. Zákazka na dodanie tovaru je zákazka, ktorej predmetom je kúpa, lízing, kúpa tovaru na splátky alebo prenájom tovaru s možnosťou odkúpenia alebo bez možnosti odkúpenia; môže zahŕňať aj činnosti spojené s umiestnením a montážou tovaru.
2. Za zákazku na uskutočnenie stavebných prác sa považuje zákazka, ktorá zahŕňa vypracovanie projektovej dokumentácie vrátane uskutočnenia stavebných prác alebo zákazka, ktorej predmetom je len uskutočnenie stavebných prác. Stavebnými prácami sa na účely zákona považujú činnosti obsiahnuté v oddiele 45 Hlavného slovníka Spoločného slovníka obstarávania. Za zákazku na uskutočnenie stavebných prác sa považuje aj zákazka zahŕňajúca vypracovanie projektovej dokumentácie vrátane zhotovenia stavby alebo zákazka, ktorej predmetom je len zhotovenie stavby. Stavbou je na účely zákona výsledok stavebných prác alebo stavebných prác a inžinierskych služieb ako celku, ktorý spĺňa ekonomickú funkciu alebo technickú funkciu.
3. Zákazka na poskytnutie služby je zákazka, ktorej predmetom je všetko ostatné, čo nie je tovarom alebo stavebnou prácou. Klasifikáciu služieb je možné v Spoločnom slovníku obstarávania (CPV) nájsť v oddieloch 50 a vyššie, ale zároveň o službu pôjde aj v prípade, ak táto nie je uvedená vo výpočte služieb v Spoločnom slovníku obstarávania (CPV) a súčasne nejde ani o tovar alebo stavebnú prácu.
4. Zákazka financovaná z fondov Európskej únie – zákazka, pri ktorej zo Zmluvy vyplýva, že plnenie je financované zo zdrojov fondov Európskej únie alebo obdobných finančných nástrojov (napr. Švajčiarsky finančný mechanizmus a Finančný mechanizmus EHP a Nórsky finančný mechanizmus).
5. Civilná zákazka je zákazka na dodanie tovaru, na uskutočnenie stavebných prác alebo na poskytnutie služby, ktorá nie je zákazkou v oblasti obrany a bezpečnosti. Zákazka je civilná nadlimitná, podlimitná alebo zákazka s  nízkymi hodnotami podľa § 117 ZVO, v závislosti od jej predpokladanej hodnoty.

(9) Rámcová dohoda predstavuje uzavretú kontraktačnú platformu, ktorú možno uzavrieť najviac na štyri roky. Pri uzatváraní rámcovej dohody zvyčajne nie je známy presný rozsah zákaziek, ktoré sa budú na jej základe zadávať (na obstaranie takéhoto typu zákaziek je rámcová dohoda určená) – rámcová dohoda stanovuje, ak je to možné, predpokladané množstvo predmetu zákazky , avšak na proces jej uzatvárania sa vzťahujú tie isté pravidlá ako na zákazky s presne definovaným obsahom aj rozsahom. Rámcová dohoda sa končí uplynutím času, na ktorý bola uzatvorená, alebo za podmienok uvedených v rámcovej dohode. Rámcová dohoda sa teda končí podľa tej udalosti, ktorá nastane skôr. Zákazky na základe rámcovej dohody je možné zadať počas trvania rámcovej dohody, pričom trvanie zákaziek zadaných na základe rámcovej dohody môže presiahnuť trvanie rámcovej dohody. Zákazky zadávané na základe rámcovej dohody, ktorých trvanie presiahne trvanie rámcovej dohody, možno zadať na obdobie, ktoré je primerané, a to najmä s ohľadom na dĺžku trvania obdobných zákaziek zadávaných na základe tej istej rámcovej dohody.

(10) Uzavretie zmluvy, rámcovej dohody a koncesnej zmluvy: Verejný obstarávateľ nesmie uzavrieť zmluvu alebo rámcovú dohodu s uchádzačom alebo uchádzačmi, ktorí majú povinnosť zapisovať sa do registra partnerov verejného sektora a nie sú zapísaní v registri partnerov verejného sektora alebo ktorých subdodávatelia alebo subdodávatelia podľa osobitného predpisu, ktorí majú povinnosť zapisovať sa do registra partnerov verejného sektora a nie sú zapísaní v registri partnerov verejného sektora (§ 11 zákona o verejnom obstarávaní). V praxi to znamená, že každým novým partnerom verejného sektora, ktorým je akákoľvek fyzická alebo právnická osoba, ktorá prijíma peňažné prostriedky, majetok alebo iné majetkové práva z verejných zdrojov (napr. zo štátneho a obecných rozpočtov, eurofondov vrátane štátnej pomoci), sa pred podpisom zmluvy musí registrovať do registra partnerov verejného sektora. Verejný obstarávateľ má povinnosť kontrolovať, či má dodávateľ zápis v uvedenom registri, ak nastanú podmienky pre tento zápis: Zmluva s jednorazovým plnením nad 100 000 € s DPH a kumulatívne za obdobie 1 kalendárny rok nad 250 000 € s DPH.

(11) Zmena zmluvy, rámcovej dohody počas ich trvania. Zmluvu, rámcovú dohodu alebo koncesnú zmluvu možno zmeniť počas jej trvania bez nového verejného obstarávania aj vtedy, ak hodnota všetkých zmien je nižšia ako finančný limit podľa § 5 ods. 2 (nadlimitná zákazka), ak ide o zmluvu a rámcovú dohodu alebo podľa § 5 ods. 7, ak ide o koncesnú zmluvu a zároveň je nižšia ako:

1. 15 % hodnoty pôvodnej zmluvy alebo rámcovej dohody, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác,
2. 10 % hodnoty pôvodnej zmluvy alebo rámcovej dohody, ak ide o zákazku na dodanie tovaru alebo na poskytnutie služby alebo
3. 10 % hodnoty pôvodnej koncesnej zmluvy, ak ide o koncesiu.

(12) Pojmy zhotoviteľ, dodávateľ a poskytovateľ služieb je možné zahrnúť pod jednotný pojem hospodársky subjekt. Hospodársky subjekt, ktorý predloží ponuku, sa na účely zákona označuje ako uchádzač. Hospodársky subjekt, ktorý má záujem o účasť vo verejnom obstarávaní, sa na účely zákona označuje ako záujemca.

(13) Evidencia referencií je informačný systém verejnej správy, ktorého správcom je úrad a v ktorom sa vedú referencie od verejných obstarávateľov. Referenciou na účely zákona je elektronický dokument obsahujúci potvrdenie o dodaní tovaru, uskutočnení stavebných prác alebo poskytnutí služby. Verejný obstarávateľ je povinný vyhotoviť referenciu do 10 dní od doručenia žiadosti dodávateľa o vyhotovenie referencie, ak:

1. ide o zákazku s nízkou hodnotou,
2. ide o zákazku, na ktorú sa nevzťahuje tento zákon.

(14) Profil verejného obstarávateľa zriadený v elektronickom úložisku vo Vestníku verejného obstarávania na stránke Úradu pre verejné obstarávanie je jedným z transparentných nástrojov verejného obstarávania, ktorý informuje o základných skutočnostiach týkajúcich sa  priebehu verejného obstarávania.

1. verejný obstarávateľ je povinný uverejniť v profile súhrnnú správu o zákazkách s nízkymi hodnotami, ktoré zadal za obdobie kalendárneho štvrťroka do 30 dní po skončení kalendárneho štvrťroka, v ktorej pre každú takúto zákazku uvedie najmä hodnotu zákazky, predmet zákazky a identifikáciu dodávateľa. Verejný obstarávateľ je povinný zverejňovať v profile súhrnné správy o všetkých zákazkách s nízkou hodnotou;
2. verejný obstarávateľ je povinný zverejňovať štvrťročne v profile súhrnnú správu o zákazkách podľa § 109 a § 110 (zákazky bežne dostupné na trhu, obchodovanie prostredníctvom elektronického trhoviska). Správu automaticky generuje informačný systém EKS;
3. verejný obstarávateľ je povinný do 30 dní po skončení kalendárneho štvrťroka uverejniť v profile súhrnnú správu o zmluvách so zmluvnými cenami vyššími ako 1 000 eur, ktoré uzavreli za obdobie kalendárneho štvrťroka a na ktoré sa podľa § 1 ods. 2 až 14 nevzťahuje tento zákon. Verejný obstarávateľ v súhrnnej správe za každú takúto zákazku uvedie najmä hodnotu zákazky, predmet zákazky, identifikáciu zmluvnej strany, s ktorou bola zmluva uzatvorená, a ustanovenie § 1 ods. 2 až 14, na základe ktorého bola zmluva uzavretá. Verejný obstarávateľ nie je povinný v súhrnnej správe podľa prvej vety uviesť zmluvy, ktoré boli zverejnené v Centrálnom registri zmlúv.

(13) Elektronické trhovisko je informačný systém verejnej správy, ktorý slúži na zabezpečenie ponuky a nákupu tovarov alebo služieb bežne dostupných na trhu, okrem služby, ktorej predmetom je intelektuálne plnenie, a to aukčným postupom, ako aj na zabezpečenie s tým súvisiacich činností. Správcom elektronického trhoviska je Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky. Prostredníctvom elektronického trhoviska je možné verejnou súťažou zadávať aj nadlimitné zákazky na dodanie tovarov a poskytnutie služieb bežne dostupných na trhu a elektronické trhovisko je možné použiť aj pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou. Určujúcim faktorom z hľadiska použitia elektronického trhoviska pri zadávaní podlimitnej zákazky a zákaziek s nízkou hodnotou je bežná dostupnosť tovarov a služieb na trhu. Bežne dostupnými tovarmi, službami na trhu na účely zákona sú tovary, služby, ktoré:

1. nie sú vyrábané, dodávané, uskutočňované alebo poskytované na základe špecifických a pre daný prípad jedinečných požiadaviek,
2. sú ponúkané v podobe, v ktorej sú bez väčších úprav ich vlastností alebo prvkov aj dodané, uskutočnené alebo poskytnuté a zároveň
3. sú spravidla v podobe, v akej sú dodávané, uskutočňované alebo poskytované pre verejného obstarávateľa a obstarávateľa, dodávané, uskutočňované alebo poskytované aj pre spotrebiteľov a iné osoby na trhu.

(16) Na vyhodnotenie ponúk vo verejnom obstarávaní je potrebné stanoviť objektívne kritériá na ich vyhodnotenie, ktoré súvisia s predmetom zákazky. Musia byť vždy určené jednoznačne, jednoznačne musí byť uvedený obsah určeného kritéria, aby bolo zabezpečené, že v rámci predložených ponúk budú tieto kritériá porovnateľné, a teda aj vyhodnotiteľné. Jednotlivé kritériá na vyhodnotenie ponúk:

1. najlepší pomer ceny a kvality,
2. náklady s použitím prístupu nákladovej efektívnosti, najmä náklady počas životného cyklu alebo
3. najnižšia cena.

(17) Verejný obstarávateľ môže zrušiť verejné obstarávanie, ak:

1. sa zmenili okolnosti, za ktorých sa vyhlásilo verejné obstarávanie,
2. v priebehu postupu verejného obstarávania sa vyskytli dôvody hodné osobitného zreteľa, pre ktoré nemožno od verejného obstarávateľa požadovať, aby vo verejnom obstarávaní pokračoval, najmä ak sa zistilo porušenie tohto zákona, ktoré má alebo by mohlo mať zásadný vplyv na výsledok verejného obstarávania,
3. neboli predložené viac ako dve ponuky,
4. navrhované ceny v predložených ponukách sú vyššie ako predpokladaná hodnota.

(18) Definícia konfliktu záujmov – pojem konfliktu záujmov zahŕňa prinajmenšom každú situáciu, keď osoby na strane verejného obstarávateľa, ktoré sú zapojené do vykonávania postupu obstarávania alebo môžu ovplyvniť výsledok tohto postupu (bez nutnosti ich zapojenia), majú priamo alebo nepriamo finančný, ekonomický alebo iný osobný záujem, ktorý možno vnímať ako ohrozenie ich nestrannosti a nezávislosti v súvislosti s daným postupom verejného obstarávania. Verejný obstarávateľ v rámci interných aktov riadenia prijal opatrenia k predchádzaniu konfliktu záujmov, prijal také primerané a účinné opatrenia, ktoré identifikujú konflikt záujmov a následne pri identifikácii konfliktu záujmov uskutoční nápravu. Verejný obstarávateľ nastavil mechanizmus predchádzania konfliktu záujmov, ktorý obsahuje pravidlá a postupy pre osoby zainteresované vo verejnom obstarávaní s cieľom zamedziť prípadnému vzniku konfliktu záujmov a jeho bezprostrednej identifikácii, postupuje v súlade so všeobecným metodickým usmernením Úradu pre verejné obstarávanie 9/2016.

Článok 3 - Plán verejného obstarávania

(1) Plán verejného obstarávania je plánovací dokument na koordináciu verejného obstarávania, ktorý obsahuje súhrn tovarov, služieb a stavebných prác obstarávaných v príslušnom rozpočtovom roku alebo počas platnosti zmluvy. Obsahuje najmä názov zákazky, postup verejného obstarávania, predpokladanú hodnotu zákazky, termín začatia a ukončenia verejného obstarávania, typy zmlúv, ich platnosť a lehoty plnenia v nadväznosti na prioritu verejného obstarávania.

(2) Za komplexnú prípravu plánu verejného obstarávania vždy do 31. januára príslušného rozpočtového roka je zodpovedný starosta obce. Zodpovední zamestnanci čiastkový plán verejného obstarávania spracujú v termíne do 31. decembra aktuálneho roka na nasledujúci rozpočtový rok. Zodpovední zamestnanci pripravia podklady do plánu verejného obstarávania na nasledujúci rozpočtový rok s označením prioritných požiadaviek. Zodpovedajú za vecné, úplné a včasné spracovanie podkladov do plánu verejného obstarávania. Plán verejného obstarávania sa zostavuje v písomnej a v elektronickej forme.

(3) Zodpovedný zamestnanec predkladá plán na schválenie štatutárovi organizácie najneskôr do 31. januára príslušného rozpočtového roka.

Článok 4 - Finančné limity vo verejnom obstarávaní

(1) Nadlimitnou zákazkou v súlade s § 5 ods. 2 zákona je zákazka, ktorej predpokladaná hodnota sa rovná alebo je vyššia ako finančný limit ustanovený všeobecne záväzným právnym predpisom, ktorý vydáva Úrad pre verejné obstarávanie (ďalej len „úrad“):

1. 221 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru,
2. 221 000 eur, ak ide o zákazku na poskytnutie služby,
3. 750 000 eur, ak ide o zákazku na poskytnutie služby podľa prílohy č. 1 zákona,
4. 5 548 000 eur, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác.

Archivácia dokladov sa vyžaduje na dobu 10 rokov od uzavretia zmluvy.

(2) Podlimitná civilná zákazka zadávaná verejným obstarávateľom je zákazka, ktorej predpokladaná hodnota je nižšia ako finančný limit podľa bodu 1 tohto článku od sumy a zároveň je rovná alebo vyššia ako:

1. 70 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru, okrem potravín a zákazku na poskytnutie služby, okrem služby uvedenej v prílohe č. 1,
2. 260 000 eur, ak ide o zákazku na poskytnutie služby uvedenej v prílohe č. 1,
3. 180 000 eur, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác.

Archivácia dokladov sa vyžaduje na dobu 10 rokov od uzavretia zmluvy.

(3) Civilná zákazka s nízkou hodnotou zadávaná verejným obstarávateľom je:

1. zákazka na dodanie tovaru, okrem potravín, zákazka na poskytnutie služby alebo zákazka na uskutočnenie stavebných prác, ktorej predpokladaná hodnota je nižšia ako finančný limit uvedený v odseku 2 tohto článku a súčasne rovnaká alebo vyššia ako 10 000 eur v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok,
2. zákazka na dodanie tovaru, ktorým sú potraviny a ktorej predpokladaná hodnota je nižšia ako finančný limit podľa odseku 1 tohto článku a zároveň rovnaká alebo vyššia ako 10 000 eur v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok.

Finančné limity:

1. < 70 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru, okrem potravín a zákazku na poskytnutie služby, okrem služby uvedenej v prílohe č. 1,
2. < 260 000 eur, ak ide o zákazku na poskytnutie služby uvedenej v prílohe č. 1,
3. < 180 000 eur, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác,
4. < 221 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru, ktorým sú potraviny, t. j. kumulatívne bude v sebe zahŕňať všetky druhy potravín.

Archivácia dokladov sa vyžaduje na dobu 10 rokov od podpísania zmluvy.

Článok 5 - Zadávanie nadlimitných zákaziek

(1) Verejný obstarávateľ v procese verejného obstarávania pri obstarávaní  nadlimitných zákaziek plní všetky pravidlá a postupy podľa zákona, ktorými sa zadávajú nadlimitné zákazky na dodanie tovaru, zákazky na uskutočnenie stavebných prác, zákazky na poskytnutie služieb, koncesií a súťaže návrhov.

(2) Povinnosť aplikovať pravidlá a postupy podľa zákona sa vzťahuje na zadávanie nadlimitných zákaziek, na ktoré budú vynakladané finančné prostriedky bez ohľadu na ich zdroj (či pôjde o vlastné zdroje, prostriedky zo štátneho rozpočtu, prostriedky zo štrukturálnych fondov Európskej únie a pod.).

Článok 6 - Zadávanie podlimitných zákaziek

(1) Pri podlimitných zákazkách verejný obstarávateľ postupuje:

1. podľa § 109 až § 111 alebo podľa § 112 až § 116, ak ide o dodanie tovaru alebo poskytnutie služby bežne dostupných na trhu, okrem služby, ktorej predmetom je intelektuálne plnenie;
2. podľa § 112 až § 116 zákona, ak ide o iné tovary, stavebné práce alebo služby ako podľa písmena a). Verejné obstarávanie sa realizuje prostredníctvom Vestníka verejného obstarávania.

(2) Verejný obstarávateľ môže vyhradiť právo účasti vo verejnom obstarávaní len pre chránené dielne a chránené pracoviská a hospodárske subjekty, ktorých hlavným cieľom je sociálna a profesionálna integrácia osôb so zdravotným postihnutím alebo inak znevýhodnených osôb, alebo môže vyhradiť realizáciu zákazky v rámci programov chránených pracovných miest za predpokladu, že aspoň 30 % zamestnancov chránených dielní, chránených pracovísk, hospodárskych subjektov a programov chránených pracovných miest tvoria osoby so zdravotným postihnutím alebo inak znevýhodnené osoby.

(3) Pri použití postupu podľa § 109 až § 111 zákona prostredníctvom elektronického trhoviska nie je možné zadať koncesiu a je možné uzavrieť rámcovú dohodu najviac na 12 mesiacov.

Článok 7 - Pravidlá a postupy zadávania civilných zákaziek s nízkou hodnotou zadávané verejným obstarávateľom podľa zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

(1) Verejný obstarávateľ pri zadávaní zákazky s nízkou hodnotou postupuje tak, aby vynaložené náklady na predmet zákazky boli hospodárne. Ak verejný obstarávateľ vyzval na predloženie ponuky viac hospodárskych subjektov s cieľom zadania zákazky, je povinný zabezpečiť dodržanie princípov rovnakého zaobchádzania a nediskriminácie. Verejný obstarávateľ je povinný postupovať v súlade s princípom transparentnosti a zdokumentovať celý priebeh verejného obstarávania tak, aby jeho úkony boli preskúmateľné bez ohľadu na použité prostriedky komunikácie.

(2) Pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou je verejný obstarávateľ povinný aplikovať prvú časť zákona – základné ustanovenia (od § 1 po § 25 zákona o verejnom obstarávaní), pokiaľ ustanovenia ďalších častí zákona nezakotvujú odchylnú úpravu, resp. ich nevylúčia. Pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou sa nepoužijú ustanovenia § 4, § 20, § 24 a § 25 ods. 3 (koncesia, el. komunikácia, správa o zákazke, prípravné trhové konzultácie).

(3) Verejný obstarávateľ môže vyhradiť právo účasti vo verejnom obstarávaní podľa § 108 ods. 2. Verejný obstarávateľ môže vyhradiť právo účasti vo verejnom obstarávaní len pre chránené dielne a chránené pracoviská a hospodárske subjekty, ktorých hlavným cieľom je sociálna a profesionálna integrácia osôb so zdravotným postihnutím alebo inak znevýhodnených osôb, alebo môže vyhradiť realizáciu zákazky v rámci programov chránených pracovných miest za predpokladu, že aspoň 30 % zamestnancov chránených dielní, chránených pracovísk, hospodárskych subjektov a programov chránených pracovných miest tvoria osoby so zdravotným postihnutím alebo inak znevýhodnené osoby.

(4) Verejný obstarávateľ pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou môže postupovať podľa § 109 až § 111, ak ide o dodanie tovaru alebo poskytnutie služby bežne dostupných na trhu. Uskutoční verejné obstarávanie prostredníctvom elektronického trhoviska.

(5) Verejný obstarávateľ postupuje podľa § 117 zákona aj vtedy, ak v predchádzajúcom zadávaní podlimitnej zákazky s využitím elektronického trhoviska spôsobom jej zverejnenia na elektronickom trhovisku nebola predložená ani jedna ponuka alebo ani jedna z predložených ponúk nespĺňa požiadavky určené na predmet zákazky a za predpokladu, že pôvodné podmienky zadávania zákazky sa podstatne nezmenia a predpokladaná hodnota zákazky je nižšia ako 70 000 eur (tovary a služby).

(6) Verejný obstarávateľ špecifikuje pravidlá, ktoré bude uplatňovať pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou pri zohľadnení hodnoty zákazky.

1. Pri zákazke, ktorej hodnota sa pohybuje v spodnej hranici finančného limitu pre daný typ zákazky, bude zohľadňovať aj vedľajšie náklady, ktoré by pri nastavení príliš formalizovaných pravidiel mohli viesť k predraženiu zákazky (za vedľajšie náklady sa považujú náklady na mzdy zamestnancov, spotrebu kancelárskych potrieb, tonery, elektrickú energiu, opotrebovanie kopírovacieho stroja a pod.).
2. Nakoľko zákon o verejnom obstarávaní neupravuje žiadny formálny postup, ktorý by mal verejný obstarávateľ aplikovať pri zadávaní zákazky s nízkou hodnotou, verejný obstarávateľ zvolil pravidlá a postupy pre zadávanie takejto zákazky, pričom vzal do úvahy najmä charakter, rozsah, hodnotu, dostupnosť predmetu zákazky pri dodržaní princípov verejného obstarávania.

Verejný obstarávateľ stanovil nasledovné finančné limity na základe ekonomických, prevádzkových a kapacitných možností:

1. ak predpokladaná hodnota zákazky jednorazovo pri nákupe tovaru, služieb, stavebných prác nepresiahne 5 000 € bez DPH, verejný obstarávateľ povoľuje priamy nákup bez aplikovania postupov zákona o verejnom obstarávaní,
2. ak predpokladaná hodnota zákazky jednorazovo pri nákupe tovaru, služieb, stavebných prác nepresiahne 10 000 € bez DPH, zodpovedná osoba za verejné obstarávanie postupuje zjednodušeným postupom, a to tak, že víťazného uchádzača určí na základe zjednodušeného prieskumu trhu. Postup sa bude považovať za ukončený a víťaznému uchádzačovi z prieskumu trhu bude vystavená objednávka na plnenie predmetu zákazky. Zjednodušený postup určenia PHZ bude povinnou súčasťou k vystavenej objednávke.

(4) Ak ide o zákazku, ktorá je vo vyššej hodnote, verejný obstarávateľ v tomto internom dokumente prijal elementárne pravidlá zadávania zákazky s prihliadnutím na princípy verejného obstarávania.

Článok 8 - Elementárne pravidlá zadávania zákazky s prihliadnutím na princípy verejného obstarávania

Zamestnanci, ktorí boli vykonaním verejného obstarávania písomne poverení, alebo zamestnanci v rámci svojej pracovnej činnosti uvedenej v pracovnej náplni bez osobitného poverenia zodpovedajú v zmysle vyplnenej a doručenej žiadanky na verejné obstarávanie za prípravu a realizáciu verejného obstarávania postupom podľa § 117 zákona vo finančnom limite rovnom alebo vyššom ako 10 000 € bez DPH a pri verejnom obstarávaní postupujú nasledovne:

1. Presne špecifikujú predmet zákazky – vypracujú opis predmetu zákazky, t. j. technickú, funkčnú a úžitkovú špecifikáciu predmetu zákazky. Stanovia druh zákazky: tovar, služba alebo stavebné práce.

2. Určia PHZ na základe údajov a informácií o zákazkách na rovnaký alebo porovnateľný predmet zákazky. Verejný obstarávateľ v dokumentácii k verejnému obstarávaniu uchováva informácie a podklady, na základe ktorých určil predpokladanú hodnotu zákazky.

3. Uplatnia finančné limity v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok:

1. od 10 000 eur do 70 000 eur bez DPH, ak ide o zákazku na dodanie tovaru, okrem potravín a zákazku na poskytnutie služby, okrem služby uvedenej v prílohe č. 1,
2. od 10 000 eur do 260 000 eur bez DPH, ak ide o zákazku na poskytnutie služby uvedenej v prílohe č. 1,
3. od 10 000 eur do 180 000 eur bez DPH, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác,
4. od 10 000 eur do 221 000 eur bez DPH, ak ide o zákazku na dodanie tovaru, ktorým sú potraviny, t. j. kumulatívne bude v sebe zahŕňať všetky druhy potravín.

4. Určia kritérium hodnotenia v súlade so zákonom:

1. najlepšieho pomeru ceny a kvality,
2. nákladov použitím prístupu nákladovej efektívnosti najmä nákladov počas životného cyklu alebo
3. najnižšej ceny.

5. Vypracujú výzvu na predkladanie cenovej ponuky, ktorú elektronicky (e-mailom) pošlú minimálne trom hospodárskym subjektom, ktoré sú oprávnené dodávať, resp. poskytovať predmet obstarávania; dokladom na preukázanie oprávnenia je výpis z obchodného registra alebo živnostenského registra, alebo iného registra. Vo výzve zaviažu hospodárske subjekty predložiť súťažné ponuky v lehote na predkladanie ponúk osobne, poštou alebo elektronicky na adresu (e-mailom) verejného obstarávateľa. Verejný obstarávateľ prijatú ponuku je povinný zaevidovať do došlej pošty v súlade s platným registratúrnym poriadkom organizácie.

6. Vyhodnotenie verejného obstarávania sa uskutoční zodpovednou osobou alebo komisiou verejného obstarávateľa v súlade s platným rozhodnutím štatutára organizácie. Z vyhodnoteného verejného obstarávania zodpovedná osoba vypracuje zápisnicu z verejného obstarávania. Po celkovom vyhodnotení verejného obstarávania zodpovedná osoba oboznámi uchádzačov s výsledkom vyhodnotenia. Úspešnému uchádzačovi oznámi elektronicky (e-mailom), že jeho ponuku verejný obstarávateľ prijíma. Neúspešnému uchádzačovi oznámi elektronicky (e-mailom), že jeho ponuku verejný obstarávateľ neprijíma.

7. Splnia povinnosť v súlade so všeobecným metodickým usmernením Úradu pre verejné obstarávanie 9/2016. V každom verejnom obstarávaní zodpovedné osoby identifikujú konečnú množinu osôb, ktoré sa akýmkoľvek spôsobom podieľajú na verejnom obstarávaní (napr. osoby pripravujúce opis predmetu zákazky, osoby, ktoré sa zaoberajú stanovením predpokladanej hodnoty zákazky, finančným rozpočtom, ktorý má byť použitý na predmet zákazky, podmienkami účasti, kritériami na vyhodnotenie ponúk vrátane pravidiel ich uplatnenia, zmluvnými podmienkami, vysvetľovaním podkladov, prípravou elektronickej aukcie alebo nastavením softvéru, ktorý bude použitý na realizáciu verejného obstarávania, preberaním ponúk alebo žiadostí o účasť, doručovaním písomností a pod.) a zabezpečia podpísanie formulára pre konflikt záujmov podľa § 23 zákona.

8. Verejný obstarávateľ nesmie uzavrieť zmluvu s uchádzačom, ktorý nespĺňa podmienky účasti podľa § 32 ods. 1 písm. e) a f) alebo ak u neho existuje dôvod na vylúčenie podľa § 40 ods. 6 písm. f). Ustanovenie § 11 týmto nie je dotknuté.

1. Podľa § 32 ods. 1 písm. e) doloženým dokladom o oprávnení dodávať tovar, uskutočňovať stavebné práce alebo poskytovať službu, ktorý zodpovedá predmetu zákazky.
2. Podľa § 32 ods. 1 písm. f) nemá uložený zákaz účasti vo verejnom obstarávaní potvrdený konečným rozhodnutím v Slovenskej republike alebo v štáte sídla, miesta podnikania alebo obvyklého pobytu. Víťazný uchádzač uvedené preukazuje doložením čestného vyhlásenia.
3. Podľa § 40 ods. 6 písm. f) verejný obstarávateľ vylúči z verejného obstarávania uchádzača alebo záujemcu, ak konflikt záujmov podľa § 23 nemožno odstrániť inými účinnými opatreniami.
4. Podľa § 11 zodpovedná osoba má povinnosť kontrolovať, či má dodávateľ zápis v registri partnerov verejného sektora, ak nastanú podmienky pre tento zápis: zmluva s jednorazovým plnením nad 100 000 € s DPH a kumulatívne za obdobie 1 kalendárny rok nad 250 000 € s DPH.

9. Spôsob vzniku záväzku medzi verejným obstarávateľom a víťazným uchádzačom je možné zabezpečiť formou objednávky, zmluvy alebo rámcovej dohody. Ak formou objednávky, objednávka musí byť podpísaná oboma zmluvnými stranami a zverejnená v súlade s príslušným zákonom (účinnosť zmluvy, objednávky, rámcovej dohody nasledujúci deň po zverejnení zmluvy v súlade so zákonom).

10. Zmluvu, rámcovú dohodu alebo koncesnú zmluvu možno zmeniť počas jej trvania bez nového verejného obstarávania aj vtedy, ak hodnota všetkých zmien je nižšia ako finančný limit podľa § 5 ods. 2 (nadlimitná zákazka), ak ide o zmluvu a rámcovú dohodu a zároveň je nižšia ako:

1. 15 % hodnoty pôvodnej zmluvy alebo rámcovej dohody, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác,
2. 10 % hodnoty pôvodnej zmluvy alebo rámcovej dohody, ak ide o zákazku na dodanie tovaru alebo na poskytnutie služby.

11. Zodpovedná osoba má povinnosť vystaviť referenciu do 10 dní od doručenia žiadosti dodávateľa o vyhotovenie referencie, ak ide o zákazku s nízkou hodnotou.

12. Zodpovedná osoba eviduje všetky doklady a dokumenty a uchováva ich desať rokov od vystavenia objednávky, uzavretia zmluvy alebo rámcovej dohody.

13. Zodpovedná osoba je povinná uverejniť v profile súhrnnú správu o zákazkách s nízkymi hodnotami, ktoré zadala za obdobie kalendárneho štvrťroka do 30 dní po skončení kalendárneho štvrťroka, v ktorej pre každú takúto zákazku uvedie najmä hodnotu zákazky, predmet zákazky a identifikáciu dodávateľa.

Článok 9 - Postupy pri priamom zadávaní zákaziek

(1) Ak je finančný limit zákazky na dodanie tovaru, poskytnutie služby nižší alebo rovný ako 70 000 eur bez DPH a limit zákazky na uskutočnenie stavebných prác je nižší alebo rovný ako 180 000 eur bez DPH a verejný obstarávateľ vyhodnotí situáciu tak, že ide o haváriu, živelnú pohromu alebo mimoriadnu udalosť s následkom škody na majetku, živote, zdraví, životnom prostredí alebo príde k prerušeniu, resp. obmedzeniu prevádzky, v takom prípade spíše zodpovedný zamestnanec o tejto skutočnosti „Zápisnicu z havarijnej udalosti, živelnej pohromy alebo mimoriadnej udalosti“. K zápisu z havarijnej udalosti priloží fotodokumentáciu, cenovú ponuku dodávateľa a kompletnú dokumentáciu predloží na schválenie štatutárovi organizácie. Zápis z havarijnej udalosti obsahuje minimálne:

1. podrobný popis vzniknutej havarijnej situácie a príčiny jej vzniku,
2. predpokladané nevyhnutné náklady na odstránenie havarijnej situácie – na základe jednej cenovej ponuky,
3. fotodokumentáciu,
4. technický protokol odborne spôsobilej osoby.

(2) Verejný obstarávateľ vzal do úvahy charakter, rozsah, hodnotu, dostupnosť predmetu zákazky, vychádzajúc predovšetkým z ekonomických, prevádzkových a kapacitných možností a nadefinoval do smernice tovary, služby a stavebné práce, pri ktorých verejný obstarávateľ nie je povinný realizovať verejné obstarávanie postupom podľa § 117 ZVO. Verejný obstarávateľ mal na zreteli aj tú skutočnosť, že na základe požiadaviek príslušných riadiacich orgánov a vnútorných kontrolných orgánov boli splnené podmienky primeranosti vynakladania finančných prostriedkov na obstaranie požadovaného predmetu zákazky.

1. Dodanie tovarov:
   • použitie fondu štatutára organizácie na reprezentačné účely,
   • vecné a kvetinové dary pri životných jubileách, výročiach, oslavách a pod.,
   • drobné reklamné predmety, knižné dary, informačné publikácie organizácie,
   • drobné ocenenia pre športovcov, žiakov, pedagógov pri rôznych súťažiach a slávnostiach,
   • drobná výzdoba organizácie okrem vianočných a silvestrovských ozdôb,
   • občerstvenie poskytnuté hosťom, nespadajúce do reštauračných služieb,
   • mliečny a ovocný program poskytnutý deťom a žiakom škôl a školských zariadení,
   • špeciálne tlačivá, špeciálny materiál, diplomy a podobne,
   • odborná literatúra, odborné časopisy, drobné vzdelávacie predmety a pomôcky pre základné a materské školy,
   • tovar, ktorý z technických dôvodov, umeleckých dôvodov alebo z dôvodov vyplývajúcich z výhradných práv môže poskytnúť len určitý dodávateľ.
2. Poskytnutie služieb:
   • použitie fondu štatutára na reprezentačné účely,
   • poštové, prepravné, špeditérske a kuriérske služby,
   • intelektuálne služby na základe referencií, skúseností z minulosti, praxe, vzdelania, napr.: prekladateľské služby, poradenstvo a služby vo verejnom obstarávaní, ekonomické služby a poradenstvo,
   • školenia, kurzy, semináre,
   • servis zariadení u autorizovaných dodávateľov,
   • služby, ktoré z technických dôvodov, umeleckých dôvodov alebo z dôvodov vyplývajúcich z výhradných práv môže poskytnúť len určitý dodávateľ.
3. Uskutočnenie stavebných prác:
   • stavebné práce, ktoré z technických dôvodov, umeleckých dôvodov alebo z dôvodov vyplývajúcich z výhradných práv môže poskytnúť len určitý dodávateľ.

Článok 10 - Záverečné ustanovenia

(1) V prípade, ak dôjde k zmenám zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov alebo k nadobudnutiu účinnosti niektorých ustanovení tohto zákona, ktoré by sa týkali postupu verejného obstarávateľa pri obstarávaní predmetu zákazky, bude verejný obstarávateľ prihliadať na tieto zmeny a upraví smernicu.

(2) Táto smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov verejného obstarávateľa a po jej vydaní a oboznámení sa s ňou sú povinní všetci zamestnanci ju dodržiavať.

(3) Táto smernica nadobúda účinnosť 01. 01. 2019. Týmto sa zároveň rušia všetky doterajšie interné normy, bez ohľadu na ich formu, ktoré upravovali postup zamestnancov pri realizácii úkonov súvisiacich s verejným obstarávaním.

(4) Neoddeliteľnou súčasťou smernice sú nasledujúcich 14 príloh:

1. Určenie predpokladanej hodnoty zákazky
2. Žiadanka na verejné obstarávanie tovarov, služieb a stavebných prác nie bežne dostupných na trhu
3. Žiadanka na verejné obstarávanie tovarov alebo služieb cez elektronické trhovisko (EKS)
4. Výzva na predloženie cenovej ponuky
5. Zápisnica z otvárania a vyhodnotenia ponúk
6. Oznámenie o výsledku vyhodnotenia úspešnému uchádzačovi
7. Oznámenie o výsledku vyhodnotenia neúspešnému uchádzačovi
8. Čestné vyhlásenie o vylúčení konfliktu záujmov v procese verejného obstarávania
9. Zápisnica z havarijnej udalosti
10. Zriadenie komisie na otváranie ponúk, vyhodnotenie splnenia podmienok účasti a vyhodnotenie predmetu zákazky
11. Čestné vyhlásenie členov komisie
12. Čestné vyhlásenie osoby zodpovednej za prípravu podkladov verejného obstarávania o nestrannosti a dôvernosti spracúvaných informácií
13. Vyhlásenie uchádzača/záujemcu
14. Čestné vyhlásenie „Konflikt záujmov“

(5) Schválené starostkou obce v Nesluši 31. 12. 2018.

Prílohy

• Schválené znenie (pdf),
• 14 príloh (zip),
• Dodatok č. 1 (pdf).