Interná smernica č. 5/2019 o vybavovaní sťažností doručených obci Nesluša

Článok 1 - Predmet úpravy

Smernica o vybavovaní sťažností (ďalej len „smernica“) upravuje postup pri podávaní, vybavovaní a kontrole vybavovania sťažností fyzických osôb alebo právnických osôb doručených obci Nesluša (ďalej len „obec“).

Článok 2 - Vymedzenie pojmov

(1) Vybavovanie sťažnosti je prijímanie, evidencia, prešetrovanie a vybavenie sťažnosti.

(2) Vybavením sťažnosti je vrátenie sťažnosti, odloženie sťažnosti, oznámenie výsledku prešetrenia sťažnosti alebo oznámenie výsledku prekontrolovania správnosti vybavenia predchádzajúcej sťažnosti.

Článok 3 - Sťažnosť

(1) Sťažnosť podľa tejto smernice je podanie fyzickej alebo právnickej osoby (ďalej len „sťažovateľ“), ktorým:

1. sa domáha ochrany svojich práv alebo právom chránených záujmov, o ktorých sa domnieva, že boli porušené činnosťou alebo nečinnosťou obce,
2. poukazuje na konkrétne nedostatky, najmä na porušenie právnych predpisov, ktorých odstránenie je v pôsobnosti obce.

(2) Sťažnosťou podľa tejto smernice nie je podanie, ktoré:

1. má charakter dopytu, vyjadrenia, názoru, žiadosti, podnetu alebo návrhu;
2. poukazuje na konkrétne nedostatky v činnosti obce, ktorých odstránenie alebo vybavenie je upravené osobitným predpisom, napríklad Trestný poriadok, Správny súdny poriadok, zákon č. 85/1990Zb. o petičnom práve v znení neskorších predpisov, zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 162/1995 Z. z. o katastri nehnuteľností a o zápise vlastníckych a iných práv k nehnuteľnostiam (katastrálny zákon) v znení neskorších predpisov, zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov;
3. je sťažnosťou podľa osobitného predpisu, napríklad § 218a až § 218c zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení ďalších zákonov v znení zákona č. 280/1999 Z. z., § 48 ods. 1 písm. e) zákona č. 73/1998 Z. z. o štátnej službe príslušníkov Policajného zboru, Slovenskej informačnej služby, Zboru väzenskej a justičnej stráže Slovenskej republiky a Železničnej polície v znení zákona č. 623/2005 Z. z., § 65da ods. 2 zákona č. 4/2001 Z. z. o Zbore väzenskej a justičnej stráže v znení zákona č. 386/2015 Z. z., § 59 ods. 1 písm. h) a § 65 zákona č. 400/2009 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 301/2016 Z. z;
4. smeruje proti rozhodnutiu obce v konaní podľa osobitného predpisu, napríklad § 46 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok), § 63 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;
5. smeruje proti záverom kontroly, auditu, dohľadu, dozoru alebo inšpekcie podľa osobitného predpisu alebo
6. obsahuje utajované skutočnosti alebo z obsahu ktorého je zrejmé, že jeho vybavením ako sťažnosti podľa tohto zákona by došlo k ohrozeniu utajovaných skutočností podľa osobitného predpisu (zákon č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov).

(3) Sťažnosťou nie je ani podanie:

1. orgánu verejnej správy, v ktorom upozorňuje na nedostatky v činnosti iného orgánu verejnej správy,
2. osoby poverenej súdom na výkon verejnej moci.

(4) Každé podanie pre účely určenia, či podanie ako také, je sťažnosťou v zmysle zákona o sťažnostiach, a v zmysle tejto smernice sa vždy posudzuje podľa jeho obsahu bez ohľadu na jeho označenie.

Článok 4 - Vybavenie podaní, ktoré nie sú sťažnosťami

(1) Podanie, ktoré:

1. má charakter dopytu, vyjadrenia, názoru, žiadosti, podnetu alebo návrhu,
2. poukazuje na konkrétne nedostatky v činnosti obce, ktorých odstránenie alebo vybavenie je upravené osobitným predpisom,
3. smeruje proti rozhodnutiu obce vydanému v konaní podľa osobitného predpisu,
4. smeruje proti záverom kontroly, auditu, dohľadu, dozoru alebo inšpekcie podľa osobitného predpisu, alebo
5. obsahuje utajované skutočnosti alebo z obsahu ktorého je zrejmé, že jeho vybavením ako sťažnosti podľa tohto zákona by došlo k ohrozeniu utajovaných skutočností podľa osobitného predpisu
   a je označené ako sťažnosť, obec odloží, o čom toho, kto podanie podal, písomne upovedomí do 15 pracovných dní od doručenia podania s uvedením dôvodu odloženia podania. Ak je obec príslušná podanie vybaviť podľa osobitného predpisu, tak podanie vybaví podľa príslušného osobitného predpisu.

(2) Podanie, ktoré je sťažnosťou podľa osobitného predpisu, obec vybaví podľa osobitného predpisu. Ak na jeho vybavenie nie je príslušná, podanie postúpi orgánu verejnej správy, ktorý je na jeho vybavenie príslušný a súčasne to oznámi tomu, kto podanie podal.

(3) Podanie, ktoré smeruje proti rozhodnutiu obce, ktoré nie je právoplatné, obec vybaví podľa osobitného predpisu. Ak na vybavenie podania nie je príslušná, postúpi takéto podanie do piatich pracovných dní orgánu, ktorý napadnuté rozhodnutie vydal, o čom upovedomí toho, kto podanie podal.

Článok 5 - Náležitosti sťažností

(1) Sťažnosť musí obsahovať:

1. ak ju podáva fyzická osoba – meno, priezvisko, adresu pobytu sťažovateľa;
2. ak ju podáva právnická osoba – názov a sídlo, meno a priezvisko osoby oprávnenej za ňu konať.

(2) Sťažnosť musí byť čitateľná a zrozumiteľná, z jej obsahu musí byť jednoznačné, proti komu smeruje, na aké nedostatky poukazuje, čoho sa sťažovateľ domáha.

(3) Sťažnosť:

1. v listinnej podobe musí obsahovať vlastnoručný podpis sťažovateľa,
2. v elektronickej podobe musí byť sťažovateľom autorizovaná kvalifikovaným elektronickým podpisom.

(4) Ak sťažnosť podaná v elektronickej podobe nie je autorizovaná podľa osobitného predpisu ani odoslaná prostredníctvom prístupového miesta, ktoré vyžaduje úspešnú autentifikáciu sťažovateľa, sťažovateľ ju musí do piatich pracovných dní od jej podania potvrdiť, a to vlastnoručným podpisom, jej autorizáciou podľa osobitného predpisu alebo jej odoslaním prostredníctvom prístupového miesta, ktoré vyžaduje úspešnú autentifikáciu sťažovateľa, inak sa sťažnosť odloží. O odložení sťažnosti a dôvodoch jej odloženia obec písomne upovedomí sťažovateľa do 15 pracovných dní od odloženia. Sťažovateľom sa rozumie aj osoba oprávnená konať v mene právnickej osoby. Lehota na vybavenie sťažnosti začína plynúť prvým pracovným dňom nasledujúcim po dni doručenia potvrdenia sťažnosti. Ak potvrdenie sťažnosti obsahuje iné údaje ako sťažnosť podaná v elektronickej podobe, obec sťažnosť podanú v elektronickej podobe odloží.

(5) Ak sťažnosť v písomnej podobe, ako aj v elektronickej podobe neobsahuje náležitosti podľa zákona a podľa tejto smernice, obec ju odloží podľa § 6 ods. 1 písm. a) zákona o sťažnostiach.

Článok 6 - Odloženie sťažnosti

(1) Pri odložení sťažnosti obec postupuje podľa § 6 ods. 1 až 4 zákona o sťažnostiach.

(2) O odložení sťažnosti obec informuje sťažovateľa (príloha č. 1) a do spisu vyhotoví záznam (príloha č. 2).

Článok 7 - Podávanie sťažnosti

(1) Sťažnosť musí byť podaná písomne, a to v listinnej alebo v elektronickej podobe.

(2) Ak sa sťažovateľ dostaví na obec osobne podať sťažnosť, ktorú nemá vyhotovenú písomne, zamestnanec obce sťažovateľa príjme a umožní mu, aby si sťažnosť v listinnej podobe vyhotovil.

(3) Ak sa na obec dostaví osoba, ktorej zdravotný stav bráni, aby si sťažnosť v listinnej podobe vyhotovila sama, za túto osobu ju vyhotoví zamestnanec obce.

(4) Písomnosti súvisiace s vybavovaním sťažnosti, ktorú podalo viac sťažovateľov spoločne a nie je v nej určené, komu z nich sa majú doručovať, obec zašle sťažovateľovi, ktorý ako prvý uvádza údaje podľa § 5 ods. 2 zákona o sťažnostiach a článku 5 ods. 1 tejto smernice.

(5) Ak si sťažovateľ zvolí zástupcu, ktorý v jeho mene podáva sťažnosť, súčasťou sťažnosti musí byť písomné splnomocnenie s osvedčeným podpisom (ďalej len „splnomocnenie“) zastupovať sťažovateľa pri podaní sťažnosti a pri úkonoch súvisiacich s vybavovaním sťažnosti. Ak sa sťažnosť podáva v elektronickej podobe, postupuje sa pri zastupovaní sťažovateľa podľa osobitného predpisu (§ 23 ods. 3 zákona č. 305/2013 Z. z.). Ak zástupca k sťažnosti splnomocnenie nepriloží, obec sťažnosť odloží podľa § 6 ods. 1 písm. c) zákona o sťažnostiach. Povinnosť priloženia splnomocnenia sa nevzťahuje na zastupovanie sťažovateľa advokátom podľa zákona č. 586/2003 Z. z. o advokácii.

(6) Sťažnosť adresovaná zamestnancovi obce alebo starostke obce je sťažnosťou podanou obci.

(7) V prípade utajenia totožnosti sťažovateľa sa postupuje podľa § 8 zákona o sťažnostiach.

Článok 8 - Prijímanie sťažností

(1) Obec a jej zamestnanci sú povinní prijímať sťažnosti od sťažovateľov podané písomne v listinnej alebo elektronickej podobe.

(2) Sťažovatelia v prípade, že sťažnosť nezasielajú poštou, podávajú písomné sťažnosti do podateľne obce alebo zamestnancovi obce.

(3) Podateľňa eviduje všetky podania fyzických osôb alebo právnických osôb (ďalej len podanie), ktoré sú označené ako sťažnosť alebo z obsahu ktorých je zrejmé, že sú sťažnosťou v zmysle zákona o sťažnostiach, aj keď takto označené nie sú.

(4) V prípade, že bolo podanie prevzaté od sťažovateľa iným zamestnancom obce a nie zamestnancom podateľne, tento je povinný predložiť podanie na zaevidovanie do podateľne obce bezodkladne, najneskôr však v nasledujúci pracovný deň.

(5) V prípadoch, ak nie je jednoznačné, či podanie je alebo nie je sťažnosťou v zmysle zákona o sťažnostiach a tejto smernice, posúdenie jeho obsahu vykoná a následne o veci rozhodne hlavný kontrolór obce.

(6) Prijatú sťažnosť, na ktorej vybavenie obec nie je príslušná, postúpi najneskôr do desiatich pracovných dní od doručenia orgánu verejnej správy príslušnému na jej vybavenie a zároveň o tom upovedomí sťažovateľa (príloha č. 3).

(7) Obec nepostúpi sťažnosť, v ktorej sťažovateľ požiadal o utajenie svojej totožnosti, ale ju najneskôr do desiatich pracovných dní od jej doručenia vráti sťažovateľovi s uvedením dôvodu.

Článok 9 - Centrálna evidencia sťažností

(1) V podmienkach obce je centrálna evidencia sťažností vedená zamestnancom podateľne obce.

(2) Každé podanie, ktoré bolo posúdené ako sťažnosť v zmysle článku 8 ods. 5 tejto smernice a bude ako sťažnosť vybavované, musí byť bezodkladne postúpené na zaevidovanie do centrálnej evidencie sťažností.

(3) Centrálna evidencia sťažností musí obsahovať najmä tieto údaje:

1. dátum doručenia a dátum zapísania sťažnosti, opakovanej sťažnosti a ďalšej opakovanej sťažnosti,
2. meno, priezvisko a adresu pobytu sťažovateľa, a ak sťažnosť podáva právnická osoba, musí obsahovať jej názov a sídlo, meno a priezvisko osoby oprávnenej za ňu konať,
3. predmet sťažnosti,
4. dátum pridelenia sťažnosti na prešetrenie na vybavovanie a komu bola pridelená,
5. výsledok prešetrenia sťažnosti,
6. prijaté opatrenia a termíny ich splnenia,
7. dátum vybavenia sťažnosti, opakovanej sťažnosti alebo odloženia ďalšej opakovanej sťažnosti,
8. výsledok prekontrolovania predchádzajúcej sťažnosti alebo prešetrenia opakovanej sťažnosti,
9. dátum postúpenia sťažnosti orgánu príslušnému na jej vybavenie,
10. dôvody, pre ktoré obec sťažnosť odložila,
11. poznámky.

(4) V prípade, že sťažnosť je adresovaná alebo prijatá zamestnancom obce, tento ju bezodkladne predloží na zaregistrovanie do centrálnej evidencie sťažností.

(5) Do centrálnej evidencie sťažností sa zapisujú tie podania, ktoré spĺňajú pojmové znaky sťažnosti podľa zákona o sťažnostiach a tejto smernice. Zapisujú sa sem aj tie sťažnosti, ktoré obec prijala a následne postúpil na vybavenie príslušnému orgánu verejnej správy v súlade so zákonom o sťažnostiach, ako aj tie sťažnosti, u ktorých vznikol dôvod na ich odloženie podľa zákona o sťažnostiach.

(6) Po zaevidovaní sťažnosti v centrálnej evidencii starostka obce na základe toho, voči komu sťažnosť smeruje, písomne určí osobu na vybavenie sťažnosti podľa funkčnej a vecnej príslušnosti v zmysle zákona o sťažnostiach a tejto smernice.

Článok 10 - Príslušnosť na vybavenie sťažnosti

Pri prideľovaní sťažnosti na vybavenie sa prihliada na príslušnosť na vybavenie sťažnosti podľa § 11 a § 12 zákona o sťažnostiach.

Článok 11 - Lehoty na vybavenie sťažností

(1) Lehota na vybavenie sťažnosti a počítanie lehôt sú upravené v § 13 zákona o sťažnostiach.

(2) Obec je povinná prešetriť a vybaviť sťažnosť do 60 pracovných dní.

(3) Ak je sťažnosť náročná na prešetrenie, môže starostka obce lehotu podľa predchádzajúceho odseku pred jej uplynutím predĺžiť o 30 pracovných dní.

(4) Predĺženie lehoty na vybavenie sťažnosti podľa predchádzajúceho odseku obec bezodkladne písomne oznámi sťažovateľovi s uvedením dôvodu, prečo je predĺženie lehoty nevyhnutné (príloha č. 4).

(5) Ustanovenia predchádzajúcich odsekov sa vzťahujú rovnako aj na vybavenie opakovanej sťažnosti a sťažnosti proti vybaveniu sťažnosti.

Článok 12 - Oboznamovanie s obsahom sťažnosti, spolupráca a súčinnosť pri vybavovaní sťažností

(1) Obec je povinná oboznámiť toho, proti komu sťažnosť smeruje, s jej obsahom v takom rozsahu a čase, aby sa jej prešetrovanie nemohlo zmariť; zároveň mu umožní vyjadriť sa k sťažnosti, predkladať doklady, poskytovať informácie a údaje potrebné na vybavenie sťažnosti.

(2) Obec je oprávnená v nevyhnutnom rozsahu písomne vyzvať sťažovateľa na spoluprácu s určením spôsobu jej poskytnutia a s poučením, že v prípade neposkytnutia spolupráce alebo jej neposkytnutia v stanovenej lehote sťažnosť odloží podľa § 6 ods. 1 písm. i) zákona o sťažnostiach (príloha č. 5).

(3) Lehota na poskytnutie spolupráce sťažovateľa je desať pracovných dní od doručenia písomnej výzvy sťažovateľovi. Ak sťažovateľ v odôvodnených prípadoch preukáže, že lehota na poskytnutie spolupráce nie je dostatočná, môže pred jej uplynutím písomne požiadať o určenie novej lehoty. Obec môže sťažovateľovi určiť novú lehotu na poskytnutie spolupráce (príloha č. 6).

(4) V čase od odoslania výzvy na poskytnutie spolupráce do jej poskytnutia lehota na vybavenie sťažnosti neplynie – obec postupuje podľa § 15 až § 17 zákona o sťažnostiach (príloha č. 7).

(5) Pri oboznamovaní sa s obsahom sťažnosti, pri vyžiadaní spolupráce sťažovateľa, ako aj pri vyžiadaní súčinnosti obec postupuje podľa § 15 až § 17 zákona o sťažnostiach (príloha č. 8).

Článok 13 - Prešetrovanie sťažností

(1) Prešetrovanie sťažnosti je jednou z foriem kontrolnej činnosti vykonávanej podľa zákona o sťažnostiach, ktorou sa zisťuje skutočný stav veci a jeho súlad alebo rozpor so všeobecne záväznými právnymi predpismi.

(2) Pri prešetrovaní sťažnosti poverený zamestnanec, resp. zamestnanci obce postupujú tak, aby bol zistený skutočný stav veci a jeho súlad alebo rozpor so všeobecne záväznými právnymi predpismi. Pri prešetrovaní používajú formy a metódy kontrolnej činnosti, napr. zisťovanie z písomných dokladov, osobné zisťovanie, miestne obhliadky, vypočutie dotknutých osôb, posudky, vyjadrenia a pod. Výsledkom uplatnenia týchto postupov budú objektívne a pravdivé zistenia vo veci.

(3) Ak sa prešetrením sťažnosti nedá overiť skutočný stav veci a jeho súlad alebo rozpor so všeobecne záväznými právnymi predpismi (napr. jej predmetom sú nepreukázateľné skutočnosti), prešetrujúci zamestnanec, resp. zamestnanci obce to uvedú v zápisnici o prešetrení sťažnosti a oznámia sťažovateľovi (príloha č. 9).

(4) Pri prešetrovaní sťažnosti sa vychádza z jej predmetu, bez ohľadu na sťažovateľa a toho, proti komu sťažnosť smeruje. Ak je podľa obsahu iba časť podania sťažnosťou, prešetrí sa iba v tomto rozsahu. Ak sa sťažnosť skladá z viacerých samostatných častí, prešetruje sa každá z nich.

(5) Poverený zamestnanec, resp. zamestnanci obce prešetria iba tie časti sťažnosti, na ktorých vybavenie je obec príslušná. Ostatné časti sťažnosti postúpiia podľa § 9 zákona o sťažnostiach orgánu verejnej správy príslušnému na ich vybavenie. Časti, ktoré nie sú sťažnosťou obec neprešetruje, o čom sťažovateľa upovedomí v oznámení výsledku prešetrenia sťažnosti s uvedením dôvodov ich neprešetrenia.

(6) Sťažnosť je prešetrená prerokovaním zápisnice o prešetrení sťažnosti. Ak ju nemožno prerokovať, sťažnosť je prešetrená doručením jedného vyhotovenia zápisnice o prešetrení sťažnosti.

Článok 14 - Zápisnica o prešetrení sťažnosti

(1) O priebehu a výsledkoch prešetrenia sťažnosti vyhotoví zamestnanec, resp. zamestnanci obce, ktorí prešetrovali sťažnosť, zápisnicu o prešetrení sťažnosti (prílohy č. 10 a 11).

(2) Zápisnica o prešetrení sťažnosti musí obsahovať náležitosti podľa § 19 ods. 1 zákona o sťažnostiach.

(3) Ak sa zamestnanec, resp. zamestnanci obce, v ktorej sa sťažnosť prešetrovala, odmietnu oboznámiť so zápisnicou o prešetrení sťažnosti, odmietnu splniť povinnosti uvedené v zápisnici o prešetrení sťažnosti a vyplývajúce z prešetrenia sťažnosti alebo ak odmietnu zápisnicu o prešetrení sťažnosti podpísať, zamestnanec, ktorý sťažnosť prešetroval, uvedie tieto skutočnosti v zápisnici o prešetrení sťažnosti.

Článok 15 - Oznámenie výsledku prešetrenia sťažnosti

(1) Sťažnosť je vybavená odoslaním písomného oznámenia výsledku jej prešetrenia sťažovateľovi. Oznámenie musí obsahovať odôvodnenie výsledku prešetrenia sťažnosti, ktoré vychádza zo zápisnice (príloha č. 12).

(2) V oznámení zamestnanec, resp. zamestnanci obce uvedú, či sťažnosť je opodstatnená alebo neopodstatnená. Ak má sťažnosť viacero častí, oznámenie výsledku prešetrenia sťažnosti obsahuje výsledok prešetrenia každej z nich. Sťažnosť zložená z viacerých častí je vyhodnotená ako opodstatnená, ak aspoň jedna z jej častí je opodstatnená.

(3) Ak je sťažnosť opodstatnená, v oznámení sa uvedie, že obci boli uložené povinnosti podľa § 19 ods. 1 písm. i) zákona o sťažnostiach.

Článok 16 - Opakovaná sťažnosť a sťažnosť proti vybaveniu sťažnosti

(1) Pri vybavovaní opakovanej sťažnosti a sťažnosti proti vybaveniu sťažnosti sa postupuje podľa § 21 a § 22 zákona o sťažnostiach (príloha č. 13 a príloha č. 14).

(2) Na vybavenie opakovanej sťažnosti a sťažnosti proti vybaveniu sťažnosti je príslušný hlavný kontrolór obce.

Článok 17 - Kontrola vybavovania sťažností

Kontrolu plnenia opatrení prijatých na odstránenie zistených nedostatkov je oprávnená vykonať starostka obce alebo vykonaním tejto kontroly môže poveriť hlavného kontrolóra. O výsledku plnenia opatrení podáva hlavný kontrolór písomnú informáciu starostke obce.

Článok 18 - Spoločné a záverečné ustanovenia

(1) Informácie z dokumentácie súvisiacej s vybavovaním sťažnosti, ktoré sú chránené alebo ku ktorým je prístup obmedzený podľa zákona o slobode informácií, sa nesprístupňujú.

(2) Ak táto smernica neustanovuje inak, pri vybavovaní a vybavení sťažností sa primerane použijú ustanovenia zákona o sťažnostiach.

(3) Táto smernica sa primerane použije aj na vybavovanie petícií podľa zákona č. 85/1990 Zb. o petičnom práve.

(4) Neoddeliteľnou súčasťou smernice je nasledujúcich 14 príloh:

1. Odloženie sťažnosti – upovedomenie
2. Záznam o odložení sťažnosti
3. Postúpenie sťažnosti
4. Predĺženie lehoty – oznámenie
5. Výzva na spoluprácu
6. Výzva na spoluprácu – určenie novej lehoty
7. Prerušenie plynutia lehoty na vybavenie sťažnosti – oznámenie
8. Poskytnutie súčinnosti
9. Nemožnosť prešetrenia sťažnosti
10. Zápisnica o prešetrení sťažnosti
11. Zápisnica o prešetrení sťažnosti
12. Oznámenie výsledku vybavenia sťažnosti
13. Záznam o prekontrolovaní správnosti vybavenia predchádzajúcej sťažnosti
14. Oznámenie výsledku prekontrolovania správnosti vybavenia predchádzajúcej sťažnosti

(5) Táto smernica nadobúda účinnosť od 01. 12. 2019.

(6) Schválené starostkou obce v Nesluši 28. 11. 2019.

Prílohy

•  Schválené znenie (pdf),
•  13 príloh (zip).